照片档案整理：一套能长期维持的简单方法
先建一个收件夹，不要先设计完美结构
照片档案整理失败，多数败在计划而不是执行。有人花一晚上设计目录树，第二天没了劲头，照片继续躺在鞋盒里。真正能维持下来的版本很无聊：一个收件夹接收所有东西，加上一个固定的每周清空时间。
扫描件、手机翻拍、亲戚传来的文件、老硬盘导出的内容，先全部进同一个地方。归类放到后面批量做，等你看到全部再判断。把收件和归类混在一起，正是产生半成品档案的原因——三套互相冲突的目录树，没人说得清哪套是当前的。
- 一个收件夹，一个固定名字，里面不再分子目录。
- 进来的时候不改名字。收件阶段改名，是文件丢失的主要来源。
- 按固定时间清空，不要等有心情再做。
- 暂时放不下的进「待定」桶，不要退回收件夹。
选一个五年后还看得懂的目录结构
照片档案的目录怎么分没有唯一正确答案，但在家里能长期成立的只有四种。选一种之后就别再改，中途换结构的代价远高于当初选错的代价。
| 结构 | 适合什么 | 会在哪里出问题 |
|---|---|---|
| 按年代（1970s、1980s） | 混杂的家庭扫描件、日期不确定的照片 | 各年代数量悬殊，有的目录塞爆 |
| 按家族分支 | 族谱研究、遗产归属问题 | 同一张照片同时属于两支 |
| 按事件（婚礼、升学、旅行） | 经常要分享的主题合集 | 没有日期的日常照片无处安放 |
| 平铺目录加标签 | 五百张以内的 collections | 检索完全依赖某一个软件 |
层级深度不如一致性重要。停在两层就好，第三层开始就有人记不住自己怎么命名的。一张照片确实同时属于两类时，不要复制一份，放进一个目录，用标签承担第二重含义。
命名规则要不依赖软件
目录名和标签都依赖软件，软件会换。文件命名规则不会。照片一旦离开原来的文件夹，EXIF 可能被聊天工具剥掉，文件名是唯一保证跟着文件走的元数据。
- 日期开头，YYYY-MM-DD；只知道月份就用 YYYY-MM。
- 后面依次是地点、人物、序号，例如 1987-05-杭州-外婆家-01.tif。
- 分隔符全库统一。连字符、下划线、空格混用会破坏部分系统的排序。
- 版本标记放最后：-orig 表示未处理的扫描件，-restored、-web 表示修复版和分享版。
- 归档之后不要重命名主文件。要改名就改副本。
序号的意义不是整齐。批量改名出错时，序号能让你恢复原始顺序——这种事每个人至少会遇上一次。
元数据、标签与人脸分组
元数据让目录变得可检索，同时也是最容易消失的一层。软件自带的数据库不会跟着文件走，想留住的内容必须写进文件本身，或者写进一份纯文本说明。
- 写拍摄日期，不只是文件创建日期。扫描件继承的是扫描当天，通常没什么用。
- 地点写到城市一级。除非你真要拿来做地图，否则坐标不值得。
- 维护一份三十到五十个词的受控标签表。自由标签超过几百张之后基本不可用。
- 人脸分组能明显加快命名，但要把人名导出到文件里，而不是只留在一个应用里。
- 每个目录放一份文本文件，写清照片里的人是谁、彼此什么关系。这份文件才是后人真正会读的东西。
去重与版本管理
家庭档案里重复文件的增长速度超出预期：同一张扫描件发了两次、修复版和原件放在相邻目录、从 TIFF 导出的 JPEG 又被导回来。决定保留哪一份是一次性成本，之后每次检索都在收回回报。
| 重复类型 | 怎么发现 | 保留哪一份 |
|---|---|---|
| 字节完全相同的副本 | 比对文件哈希 | 留一份，其余删除 |
| 同一次扫描的不同格式 | 主文件名相同、扩展名不同 | TIFF 做主文件，JPEG 做使用副本 |
| 原件与修复版并存 | -orig 与 -restored 标记 | 两份都留，分属不同层 |
| 同一张照片的重新扫描 | 放大到 100% 目视比对 | 留分辨率更高的那次 |
删除是大家最不愿意做的一步，所以分两轮。先把可疑的移进隔离目录，带着档案正常用一个月，再删除。发现的当天不需要做任何决定。
四周执行表
- 第一周：把所有来源收进收件夹，统计文件数量。这个数字决定后面是一个下午还是一个季度。
- 第二周：扫描只存在于纸上的照片，600 DPI，黑白照片也用彩色模式扫。
- 第三周：按选定的结构归类，然后批量改名，不要一张一张改。
- 第四周：补元数据、去重，并做第二份和第三份副本。
- 归档完成的主文件设为只读。
- 「待定」桶要一直看得见。藏起来它就会变成第二个收件夹。
- 日历提醒设成「清空收件夹」，不是「重新整理档案」。
- 把结构说明写成文本文件放在档案根目录，下一个人不用猜。
常见问题
- 目录分多少个算太多？如果在列表视图里看不出某个目录装的是什么，就是分得太细。两层加十到三十个顶层目录，够覆盖多数家庭档案。
- 按日期分还是按人分？档案跨多个年代、人物关系不清楚就按日期；在做家谱就按人。
- 数量不多时标签值得做吗？五百张以内，一套好的命名规则加一份文本文件，比做标签项目划算。
- 没人认得出来的照片怎么处理？放进「待补信息」目录，标注最可能的年代。年代区间比人物猜测更经得起时间。
整理要排在修复前面：找不到的照片没法修。按上面四周的表走一遍，破损的再送到修复页处理；修好之后怎么存，见老照片存储指南。